Zmiana projektu w trakcie realizacji – jak reagować?

Co robić, gdy zmiana projektu w trakcie realizacji jest konieczna? Sprawdź, jak reagować, wyceniać zmiany i zabezpieczyć się aneksem do umowy. Praktyczny poradnik dla wykonawców.

PROBLEMY I ROZWIĄZANIA

7/9/20255 min read

Zmiana w trakcie to nie katastrofa

W teorii wszystko było dogadane: projekt, zakres, materiały, terminy,krótko mówiąc cały harmonogram. A jednak klient przychodzi w połowie robót i mówi: „Wie pan co, zmieniłem zdanie…”. Takie sytuacje to codzienność w branży wykończeniowej – i nie muszą oznaczać katastrofy, jeśli jesteś na nie przygotowany.

1. Zrozum przyczynę zmiany

Pierwszym odruchem może być frustracja – ale najważniejsze to powstrzymać emocje i... słuchać. Współpraca oparta na zaufaniu zaczyna się właśnie wtedy, gdy klient czuje, że traktujesz go poważnie, nawet jeśli zmienia zdanie. Zmiana może wynikać z wielu powodów: lepszej inspiracji, korekty błędu projektowego, nowych okoliczności życiowych albo nacisku ze strony rodziny.

Warto dopytać z empatią i rzeczowo:

„Czy chodzi o funkcjonalność, czy tylko o wygląd?”
„Która część obecnego rozwiązania Pani/Panu nie odpowiada?”
„Co sprawiło, że ta zmiana stała się konieczna właśnie teraz?”

Jeśli zrozumiesz źródło decyzji, łatwiej Ci będzie zaproponować rozsądne rozwiązanie – lub obiektywnie ocenić, że to zbyt duża ingerencja na tym etapie.

2. Oceń konsekwencje

Zanim powiesz „da się zrobić”, przeanalizuj wpływ zmiany na cały proces. Nawet drobna korekta (np. przesunięcie punktu elektrycznego) może wymagać naruszenia tynków, przestawienia mebli lub opóźnienia kolejnych prac.

Zrób prostą analizę:

Techniczną – czy to możliwe bez ingerencji w konstrukcję, instalacje, wcześniej wykonane elementy?
Czasową – ile dni opóźnienia może spowodować zmiana?
Logistyczną – czy potrzebne są nowe zamówienia? Czy można zwrócić obecne materiały?
Kosztową – ile dodatkowo będzie to kosztować (robocizna, materiały, logistyka, korekty projektu)?

Zalecane jest sporządzenie krótkiego podsumowania w formie tabeli lub szkicu, który klient zrozumie bez fachowej wiedzy. Możesz też zaprosić go na wideorozmowę lub nagrać krótkie wideo, pokazujące na miejscu, dlaczego zmiana wpłynie na inne etapy prac.

3. Zadbaj o formalności

Wielu wykonawców wpada w pułapkę nieformalnych ustaleń. Klient mówi: „Tylko przesuńmy ściankę o 30 cm, nic wielkiego”, a potem – przy rozliczeniu – okazuje się, że dla niego to była „przysługa”, a dla Ciebie: robota poza umową.

Dlatego zawsze:

Spisuj zmiany. Może to być aneks do umowy, notatka podpisana przez obie strony lub e-mail, który jasno opisuje, co zostało zmienione i na jakich warunkach.
Ustal nowe terminy. Jeśli zmiana wpływa na harmonogram, nie zostawiaj tego „na słowo”. Zapisz nową datę zakończenia lub przedłużenie konkretnego etapu.
Podpisuj dokumenty. Podpis może być odręczny, skanowany lub elektroniczny (np. przez Autenti lub DocuSign). Ważne, byś miał potwierdzenie akceptacji.

Pamiętaj: brak formalności to ryzyko – nie tylko prawne, ale też wizerunkowe. Klient widzi, że pracujesz przejrzyście i rzetelnie.

Bright living room with modern inventory

4. Wyceń zmianę rzetelnie

Wykonawcy często bagatelizują temat wyceny zmian, bo nie chcą „zrażać klienta pieniędzmi”. Tymczasem właśnie przejrzysta, uczciwa wycena buduje zaufanie. Pokazuje, że wiesz, co robisz, i liczysz czas oraz zasoby jak profesjonalista.

Możesz skorzystać z różnych metod:

Ryczałt – np. „Dodatkowa ścianka działowa: 1200 zł brutto”.
Stawka godzinowa – gdy zmiana dotyczy pracy o nieprzewidywalnym zakresie (np. demontażu, przeróbek instalacji).
Kosztorys cząstkowy – szczegółowy wykaz materiałów i roboczogodzin.

Dobrą praktyką jest przedstawienie klientowi wariantu podstawowego i rozszerzonego – np. wersja A: minimalna korekta, wersja B: pełna zmiana koncepcji. Dajesz wybór i pokazujesz, że kontrolujesz sytuację.

5. Trzymaj się procedury

Kiedy prowadzisz kilka inwestycji równolegle, nie możesz liczyć na pamięć ani dobre chęci – potrzebujesz sprawdzonej procedury, która będzie działać zawsze, niezależnie od skali zmiany czy typu klienta.

Wdrożenie takiej procedury chroni Cię przed:

bałaganem organizacyjnym,
sporami o to, „co kto powiedział”,
utratą rentowności inwestycji.

Przykładowa, skuteczna procedura wygląda tak:

Klient zgłasza zmianę (mail, telefon, spotkanie),
Ty analizujesz skutki techniczne, logistyczne i finansowe,
Przedstawiasz pisemną propozycję – nowy zakres, terminy, wycenę,
Obie strony podpisują aneks lub potwierdzenie zmian,
Dopiero po tym wprowadzasz korekty na budowie.

Taki model można wprowadzić do wewnętrznego „regulaminu firmy” lub dokumentu ISO, jeśli masz większy zespół. Dzięki temu każdy pracownik wie, co robić, bez improwizacji.

6. Ucz się na przyszłość

Z każdej zmiany da się wyciągnąć lekcję. A klient, który „kombinuje” w trakcie prac, może być dla Ciebie źródłem wiedzy o tym, co poprawić w procesie obsługi.

Co możesz zrobić, by kolejne realizacje przebiegały sprawniej?

Udoskonal brief początkowy. Dodaj pytania o rzeczy, które wcześniej wypływały „w praniu”: styl życia, potrzeby przyszłe, plany zmian.
Zastosuj wzory dokumentów. Gotowy szablon aneksu, checklisty zmian czy protokołu z rozmowy skraca czas reakcji i minimalizuje pomyłki.
Szkol zespół. Często to nie Ty, lecz pracownik w terenie pierwszy usłyszy: „a może jednak zróbmy to inaczej?”. Warto, by wiedział, że nie wolno zaczynać zmian bez zgody przełożonego i odpowiedniego dokumentu.
Zbieraj dane. Twórz archiwum przypadków zmian: co było powodem, jak zareagowano, jak zakończyła się sytuacja. Dzięki temu zyskujesz materiał do analizy i ulepszania procesów.

Podsumowanie: zmiana nie musi oznaczać problemu

Zmiana projektu w trakcie realizacji to wyzwanie, ale i szansa. Klient czuje się wysłuchany, Ty pokazujesz elastyczność i opanowanie. Warunek? Zachowujesz profesjonalizm, trzymasz się procedur i dokumentujesz wszystko. Bo na końcu liczy się nie to, kto miał rację, ale czy inwestycja została zakończona z sukcesem.

🎯 Dowiedz się więcej o organizacji współpracy z klientem

❓ Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę podpisywać aneks do umowy, jeśli klient chce tylko drobną zmianę?
Tak. Każda zmiana – nawet drobna – powinna być potwierdzona pisemnie. To chroni obie strony przed nieporozumieniami i daje jasność co do zakresu i ceny.

Co zrobić, gdy klient zmienia zdanie po raz trzeci?
Warto jasno określić zasady zmian w umowie: ile są bezpłatne, od którego momentu są dodatkowo płatne. Powtarzające się zmiany to sygnał, by wstrzymać prace i ustalić finalny zakres.

Jak wyceniać zmiany w projekcie?
Najlepiej na podstawie cennika lub stawki godzinowej. Przy większych korektach warto przygotować oddzielny kosztorys cząstkowy.

Czy mogę odmówić wprowadzenia zmiany?
Tak, jeśli zmiana jest nierealna technicznie, przekracza pierwotny zakres lub zagraża harmonogramowi. Warto to uzasadnić i zaproponować alternatywę.

Co jeśli klient twierdzi, że „było uzgodnione inaczej”?
Właśnie dlatego każda zmiana powinna być potwierdzona pisemnie – e-mailem, SMS-em lub aneksem. To eliminuje spory i zabezpiecza Twoją firmę.

Czy zmiana projektu zawsze oznacza przesunięcie terminu?
Nie zawsze, ale często. Nawet drobna korekta może wymagać nowych materiałów, reorganizacji zespołu lub dodatkowych prac. Zawsze warto to uprzedzić i zapisać.

Jak uniknąć takich sytuacji w przyszłości?
Lepszy brief, dokładniejsze pytania na początku i jasna procedura zmian w umowie. Klienci, którzy czują, że proces jest poukładany, rzadziej improwizują w trakcie.