Umowa na usługi budowlane – co powinna zawierać?

Zobacz, jak powinna wyglądać skuteczna umowa na usługi budowlane. Zakres prac, płatności, zmiany i podpis elektroniczny – praktyczny poradnik dla wykonawców i klientów.

PROBLEMY I ROZWIĄZANIA

7/9/20256 min read

Chroni obie strony

W branży budowlanej umowa to nie biurokratyczny dodatek, lecz podstawa bezpiecznej współpracy. Dobrze skonstruowany dokument chroni obie strony, ogranicza pole do nieporozumień i stanowi punkt odniesienia w razie sporu. Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik, jak przygotować skuteczną i przejrzystą umowę na usługi budowlane.

1. Dane stron i podstawowe informacje

Zaczynamy od fundamentów – czyli identyfikacji stron. Umowa musi jednoznacznie wskazywać, kto jest wykonawcą, a kto inwestorem. Unikaj ogólników typu „Pan Kowalski z Łodzi” – wpisz pełne dane:

imię i nazwisko lub pełna nazwa firmy (z oznaczeniem formy prawnej: np. sp. z o.o., jednoosobowa działalność),
adres zamieszkania/siedziby,
NIP w przypadku firmy, PESEL dla osoby fizycznej,
numer telefonu i e-mail – nieobowiązkowe, ale ułatwiają kontakt.

Niezbędne jest także wskazanie adresu inwestycji – szczególnie, jeśli nie pokrywa się z adresem zamieszkania zleceniodawcy. Umowa powinna również określać, jakiego rodzaju kontrakt zawieracie: umowa o dzieło czy o roboty budowlane (jeśli zakres jest szerszy i obejmuje całość realizacji obiektu budowlanego).

2. Zakres prac

Im dokładniejszy opis robót, tym mniej nieporozumień w przyszłości. Unikaj ogólnych sformułowań w stylu „remont łazienki” – rozbij zakres na konkretne działania, np.:

demontaż starych płytek i armatury,
przygotowanie podłoży (szpachlowanie, hydroizolacja),
wykonanie nowej instalacji wod.-kan.,
montaż nowej kabiny, WC, umywalki,
położenie płytek,
malowanie sufitu.
montaż mebli

Zaznacz też, kto dostarcza materiały – klient czy wykonawca – i czy projekt pochodzi od klienta, czy będzie przygotowany przez Twoją firmę.

3. Terminy

Czas to pieniądz – zarówno dla Ciebie, jak i inwestora.

Dlatego:

podaj konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia robót (nawet przy umowie elastycznej),
przewiduj margines bezpieczeństwa – np. przesunięcia spowodowane warunkami pogodowymi, brakiem dostępu do lokalu, opóźnieniami w dostawie materiałów,
ustal sposób odbioru robót – np. podpisanie protokołu po każdym etapie lub jednej końcowej weryfikacji,
warto dodać zapis o obowiązku zapewnienia frontu robót i dostępu do mediów przez klienta.

4. Rozliczenia i płatności

Wybór modelu rozliczenia zależy od charakteru prac i ustaleń z klientem:

Ryczałt – ustalona z góry cena za całość prac, niezależnie od zużycia materiałów czy nakładu czasu (korzystna, jeśli zakres jest precyzyjnie określony).
Kosztorys szczegółowy – rozliczenie według wykonanych pozycji, często stosowane przy większych zleceniach.
Stawka godzinowa – mniej popularna w usługach budowlanych, ale może mieć sens przy pracach niewymagających szczegółowego harmonogramu.

Warto określić:

sposób płatności (gotówka, przelew),
harmonogram transz (np. 30% zaliczki, 30% po etapie X, 40% po zakończeniu),
terminy płatności od momentu wystawienia faktury,
wysokość ewentualnych kar umownych za opóźnienie płatności lub zakończenia prac.

5. Zmiany w trakcie realizacji

Nawet najlepiej przygotowany projekt może wymagać modyfikacji – klient może zmienić zdanie, pojawią się nieprzewidziane warunki techniczne, albo zajdzie potrzeba dostosowania zakresu do budżetu.

Dlatego umowa powinna zawierać klauzulę dotyczącą zmian:

Aneks jako standard – każda modyfikacja powinna być wprowadzana w formie pisemnego aneksu do umowy. Nie wystarczy SMS ani ustna deklaracja.
Obustronna akceptacja – zmiany muszą być zatwierdzone przez obie strony, najlepiej z podaniem daty i podpisem (także cyfrowym).
Jasna wycena zmian – określ z góry, że każda zmiana będzie wyceniana na podstawie stawek godzinowych, odrębnego kosztorysu lub ustalonego ryczałtu – to ułatwia rozliczenia i unika niedomówień.

Bright living room with modern inventory

6. Zapisy chroniące wykonawcę

W realiach pracy budowlanej nie wszystko zależy od wykonawcy. Dlatego warto zawczasu zabezpieczyć się przed problemami wynikającymi z działań (lub zaniechań) klienta:

Materiały po stronie klienta – jeśli klient dostarcza materiały, umowa powinna zawierać zapis, że wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ich jakość, kompletność i terminowość dostawy.
Media i zaplecze – zaznacz, że klient zobowiązuje się zapewnić dostęp do prądu, wody i toalety – to obowiązek, nie uprzejmość.
Wstrzymanie robót – daj sobie prawo do przerwania prac, jeśli klient nie dokonuje płatności w terminie. Taki zapis zwiększa Twoją pozycję negocjacyjną.
Zgłaszanie usterek – określ, że klient ma obowiązek zgłaszać reklamacje na piśmie w określonym czasie (np. do 7 dni od odbioru) – unikniesz późniejszych roszczeń „po pół roku”.

7. Harmonogram

Nie wystarczy ustalić daty rozpoczęcia i zakończenia – warto rozbić realizację na etapy. To ułatwia zarządzanie pracą, planowanie płatności i kontrolę postępu robót:

Podział na etapy – np. przygotowanie podłoża, instalacje, montaż, wykończenia.
Czas trwania każdego etapu – np. „Etap 1: do 5 dni roboczych”.
Punkty kontrolne – umożliwiają podpisanie protokołu odbioru częściowego i wystawienie faktury cząstkowej.
Elastyczność – można przewidzieć margines tolerancji np. 2 dni robocze przesunięcia w razie warunków niezależnych od wykonawcy.

8. Forma podpisu

W dzisiejszych czasach nie musisz spotykać się osobiście z klientem, by zawrzeć ważną i skuteczną umowę.

Masz do wyboru kilka opcji:

Podpis własnoręczny na papierze – najprostszy i najbardziej intuicyjny.
Podpis elektroniczny (np. Autenti, DocuSign) – idealny przy współpracy zdalnej, wiążący prawnie, szybki i bezpieczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny (np. ePUAP, mObywatel) – uznawany przez sądy i urzędy, równoważny podpisowi odręcznemu.

Warto dodać w umowie zapis: „Strony uznają podpis elektroniczny złożony za pośrednictwem [nazwa platformy] jako równoważny podpisowi własnoręcznemu.”

9. Gdy klient nie chce podpisać umowy

Zdarza się, że klient „boi się papierów” lub unika formalności. Choć najlepiej unikać takich sytuacji, czasem nie da się inaczej.

W takim przypadku:

Zabezpiecz ustalenia w innej formie – poproś o potwierdzenie ustaleń SMS-em, e-mailem lub w wiadomości na Messengerze. Np. „Zgodnie z rozmową, potwierdzam wykonanie prac XYZ za łączną kwotę 5 000 zł brutto, z terminem do 30 lipca.”
Archiwizuj dokumentację – oferty, kosztorysy, korespondencję, zdjęcia – wszystko może być później dowodem w razie sporu.
Zapisuj notatki z rozmów – szczególnie gdy padają istotne ustalenia – spisz je krótko po spotkaniu, datuj i przechowuj.

Nie chodzi o tworzenie „teczki na klienta”, ale o minimum dowodowe, które w razie konfliktu będzie Twoją tarczą.

Podsumowanie

Umowa na usługi budowlane nie musi być dokumentem pełnym prawniczych zawiłości. Jej siła nie tkwi w liczbie paragrafów, lecz w przejrzystości, kompletności i zrozumieniu zapisów przez obie strony. To fundament współpracy – pozwala jasno określić obowiązki, terminy, koszty i zasady reagowania na zmiany.

Dla wykonawcy to nie tylko zabezpieczenie finansowe, ale również argument w rozmowach z klientem, narzędzie do zarządzania projektem i – w razie sporu – konkretne źródło dowodowe. Dla klienta zaś – gwarancja, że wie, za co płaci i czego może oczekiwać.

Nawet prosty wzór umowy, stworzony w oparciu o opisane wyżej zasady, znacząco zmniejsza ryzyko nieporozumień, opóźnień i nieprzewidzianych kosztów. Zadbaj o ten dokument tak samo, jak o narzędzia pracy – bo to on decyduje, czy Twoja praca zostanie właściwie oceniona, odebrana i opłacona.

🎯 Dowiedz się więcej o organizacji współpracy z klientem

❓Najczęściej zadawane pytania

Czy umowa budowlana musi być podpisana na papierze?
Nie. Umowa może być podpisana także elektronicznie – przez platformy takie jak Autenti czy DocuSign. Ważne, by była czytelna i zaakceptowana przez obie strony.

Czy warto podpisywać umowę przy drobnych pracach remontowych?
Tak. Nawet przy mniejszych zleceniach warto mieć spisany zakres, termin i cenę – może to być e-mail, formularz lub prosty dokument PDF.

Jakie dane powinny znaleźć się w umowie?
Imię, nazwisko lub nazwa firmy, adresy, NIP/PESEL, adres realizacji, data, zakres prac, harmonogram i warunki płatności.

Co jeśli klient nie chce podpisać umowy?
Warto wtedy zbierać dowody ustaleń: e-maile, SMS-y, zdjęcia z budowy, protokoły odbioru. To może pomóc w razie sporu.

Jak opisać zakres prac w umowie?
Szczegółowo. Wypunktuj etapy, materiały, sposób wykonania, a także to, co jest wykluczone z prac – unikniesz niedomówień.

Jak rozliczać zmiany w trakcie realizacji?
Najlepiej poprzez aneks do umowy. Można też stosować wyceny godzinowe lub ryczałtowe, ale wszystko powinno być potwierdzone pisemnie.

Czy można wstrzymać pracę, jeśli klient nie płaci?
Tak – pod warunkiem, że taki zapis znajduje się w umowie. To skuteczny sposób na zabezpieczenie się przed brakiem zapłaty.